La correcta ejecución de las tareas administrativas de una empresa es de vital importancia para su buen funcionamiento. Y es que dentro de esta sección, los técnicos y auxiliares de administración deben tener un perfecto control y conocimiento de la gestión de diferentes recursos. Si tú también quieres informarte sobre las diferentes tareas administrativas que deben atenderse en estos departamentos. Recuerda, además, que en Esneca Business School podrás encontrar formación en administración y dirección de empresas.

Tareas administrativas en empresas

El perfil de un administrativo o auxiliar de administración es una muy buena idea para aquellas personas que saben que quieren dedicarse al mundo de la empresa pero no tienen una idea cerrada. Y es que estos profesionales son muy versátiles y pueden adaptarse casi a cualquier sector o empresa.

Aunque las tareas administrativas de una empresa dependen mucho del tipo de negocio al que se atienda, estos profesionales de la administración y gestión de empresas atienden algunas funciones básicas.

  • Redacción, revisión y archivo de documentos empresariales, tales como albaranes, hojas de cálculo, recibos, reportes,…
  • Gestión de la comunicación en la empresa. La comunicación entre el departamento de administración y las altas esferas de la empresa debe ser fluida y constante. Además, las tareas administrativas también se ocupan de comunicarse con proveedores y clientes.
  • Trámite de gestiones administrativas en consonancia con la política interna de la empresa. Por ejemplo, la gestión de nóminas, o la gestión de contratos pueden ser tareas administrativas.
  • Coordinación logística de la empresa. En este sentido, se controlan, documentan y ejecutan envíos (salidas) y recibos (entradas) de productos.
  • Supervisión financiera. Aunque las tareas administrativas no siempre se ocupan de las finanzas, pueden estar relacionadas con este otro importante departamento empresarial. En este sentido, pueden estar a cargo de la tesorería empresarial.
  • Trámite de documentos relacionados con la administración pública ya sea de manera presencial o de manera telemática. Algunos de estos documentos son permisos, licencias, solicitudes, certificados, impuestos, etc.
  • Desarrollo de informes y colaboración con otros departamentos.
  • Información y atención al cliente sobre los productos y servicios de la empresa.
  • Conocer y mantener actualizados los manuales y protocolos empresariales y corporativos. Asimismo, también deben ocuparse de la actualización y mantenimiento de las bases de datos de proveedores, clientes u otros contactos importantes para la empresa.

El perfil del administrativo y el auxiliar de administración

Generalmente, las tareas administrativas son realizadas por auxiliares o administrativos, dos perfiles altamente buscados en las empresas por sus cualidades y perfil profesional. Así son sus características:

  • Las tareas administrativas requieren de una persona capaz de ejecutar diferentes actividades de diferentes índoles. Por ello, el perfil de un administrativo es adaptable y versátil. Esta persona es capaz de apoyar a diferentes departamentos en diferentes tareas, siendo capaz de desarrollar su trabajo con agilidad.
  • Trabajo en equipo. Al hilo de lo que comentábamos anteriormente, este perfil es capaz de trabajar en equipo y dispone de las ganas y las habilidades necesarias para encajar en diferentes equipos de trabajo.
  • Habilidades comunicativas. Además de estar en contacto constante con sus compañeros de trabajo, la persona que desempeña tareas administrativas atiende también a proveedores y clientes.
  • Organización. Los administrativos y auxiliares de administración son personas organizadas, siento capaces de concentrarse en diferentes ámbitos y tareas administrativas diferentes y ocupándose de distintas necesidades empresariales.

Conocimientos necesarios para el administrativo

El experto en administración y tareas administrativas es un perfil que debe tener algunos conocimientos para desempeñar su trabajo correctamente. Así, por ejemplo, debe ser una persona que tenga o haya tenido contacto con la ofimática y las principales herramientas informáticas tales como el correo electrónico.

Asimismo, como ya hemos comentado anteriormente, y aunque depende de las políticas internas empresariales, el departamento de administración suele estar en contacto con el de recursos humanos. Así, suelen administrar contratos, nóminas y otras tareas administrativas.

Por otro lado, los administrativos están al tanto de los documentos administrativos tales como albaranes, facturas, recibos o pedidos. Todos ellos son tratados correctamente, y elaborados, registrados y archivados según la normativa vigente y las políticas empresariales.

Finalmente, el departamento de administración también se ocupa de tareas relacionadas con la gestión de la tesorería empresarial. En este sentido, las personas que hacen tareas administrativas se ocupan de libros auxiliares, documentos de pago y cobro y otras operaciones de tesorería.

Otros factores a tener en cuenta

El personal administrativo con formación previa suele tener una ventaja irrefutable para la mayoría de empresas: son un perfil profesional muy versátil y con alta capacidad de adaptación. Eso sí, hay algunas aptitudes que, adicionalmente, pueden ser el hecho distintivo respecto a otros perfiles profesionales. Por ejemplo, los perfiles administrativos que, además, tienen algún idioma extranjero son muy valorados en empresas internacionales o de mayor tamaño.

Asimismo, las tareas administrativas requieren de profesionalidad y confiablidad, por lo que el perfil de estas personas debe ajustarse a estas características, siendo una persona predispuesta a reforzar su vinculación con la seguridad de la empresa.

También cabe destacar que hay soft skills extra que son muy valiosas para los departamentos de administración. Por ejemplo, la capacidad de síntesis, el dinamismo o la capacidad de negociación también son muy valoradas para los puestos de trabajo relacionados con este ámbito.

Finalmente, cabe destacar que los profesionales de la administración deberán tener disciplina, proactividad e interés por las finanzas y la gestión empresarial. Sin estas habilidades y capacidades, el trabajo puede convertirse en una cuesta arriba insuperable.