Hoy en día, tener un buen profesional de la contabilidad es esencial para cualquier negocio. A lo largo de nuestras vidas, todos necesitaremos calcular ganancias, inversiones o gastos, por ejemplo. Es aquí donde entra en juego esta disciplina que, a primera vista, puede resultar complicada. Para demostrarte que no es así, en este artículo vamos a hacer que domines por fin la contabilidad básica. No te pierdas este artículo en el que repasamos los conceptos básicos de este ámbito. Además, recuerda que en Esneca podrás encontrar el Máster en Contabilidad + Máster en Analítica Contable.

¿Qué es la contabilidad básica?

Si piensas que la contabilidad básica es un término muy amplio que engloba todo lo relacionado con los números, estás en lo cierto. Bueno, al menos, hasta cierto punto. Debes saber que esta rama de las finanzas se dedica a estimar y registrar gastos e ingresos. Estos, pueden ser realizados por una persona, empresa o entidad de cualquier tipo.

¿Para qué sirve?

Uno de los grandes mitos es que la contabilidad solo sirve para los negocios. Nada más lejos de la realidad. Y es que nosotros también necesitamos registrar nuestras ganancias e inversiones para saber si estamos haciendo un correcto uso del dinero. Cuando decimos inversiones, nos referimos a todo aquello que no son «pérdidas» de capital en sí, como:

  • Pagos a entidades aseguradoras (del hogar, de coche, de salud, etc.).
  • Hipotecas o préstamos.
  • Facturas de agua, luz, teléfono y demás.
  • Impuestos obligatorios según la actividad profesional o personal.

Es cierto que, con todo lo anterior no obtenemos dinero en sí. Por tanto, a simple vista resultaría extraño calificarlo de inversión. Pero, ¿es en sí una pérdida de dinero? Esto es lo primero que debes comprender: el término «inversión» es casi tan amplio como el de «contabilidad».

Algunos conceptos de contabilidad básica

Para que te vayas iniciando en el mundo de la contabilidad básica, vamos a presentarte varios conceptos. Principalmente, tienen que ver con la situación económica y conformarán la base de lo que veremos después. ¡Comencemos!

Patrimonio

En términos generales, se define como «todo lo que se tiene». Para ser más precisos, debemos anotar que se corresponde con el capital, posesiones físicas, inversiones y obligaciones en posesión. Se divide, a su vez, en los siguientes tipos:

  • Activos: Son los bienes que se poseen, tanto tangibles como intangibles.
  • Pasivos: Es el «lado malo» del patrimonio, es decir, las obligaciones y deudas.
  • Patrimonio neto: Equivale al valor contable y se halla mediante la diferencia entre el activo y el pasivo.

Estado financiero

Este concepto está estrechamente relacionado con el mundo empresarial. El estado financiero es un informe detallado que da cuenta de la salud económica de un negocio. Es decir, es un reflejo de los gastos y beneficios producidos, así como de la utilización de los fondos y su solvencia. También se le denomina «cuentas anuales» o «informe contable».

Este informe lo realiza el departamento de contabilidad de todo negocio durante un periodo específico de tiempo. Generalmente suele ser un año, pero algunas compañías optan por evaluar su estructura económica constantemente. De esta forma, pueden obtener feedback cada tres o seis meses, por ejemplo.

Generalmente, se diferencia en tres, la manera de evaluar el estado financiero:

  • Cuenta de explotación: Se analiza el éxito económico de la compañía en función de las ganancias y pérdidas.
  • Balance de situación: Se tienen en cuenta las cuentas de patrimonio (tanto de activo y pasivo como de patrimonio neto).
  • Estado de flujo de efectivo: Se registran los orígenes de los ingresos del negocio (es decir, de dónde viene el dinero).

Diferencia entre haber y debe

Cuando se realizan las cuentas, se distinguen dos grandes mecanismos: el haber y el debe. Vamos a ver en qué consisten estos dos aspectos fundamentales en la contabilidad básica:

  • El haber se corresponde con el capital que sale de los fondos, también llamados los abonos.
  • El debe, en cambio, es el dinero que entra en los fondos, y estos corresponden a los ingresos o cargos.

A la hora de realizar una tabla contable, el haber se coloca a la derecha y el debe queda a la izquierda para conformar dos columnas. La tabla contable es, básicamente, el apunte gráfico que permite reunir las entradas y salidas de dinero. Para que comprendas cómo funcionan, piensa que actúan como una balanza: cuando uno de los dos sube, el otro baja.

¿Cómo se hace la contabilidad de un negocio?

Ya controlas los conceptos básicos y sabes qué documentos necesitas realizar para evaluar la salud financiera. Ahora, vamos a repasar cómo se hace la contabilidad de una empresa. Dividiremos la información en cuatro pasos para que la comprendas mejor. ¡Vamos allá!

1. Recopilación de documentos

Aquí debes obtener todos los documentos, contratos y demás que te permitan conocer cuánto dinero se ha gastado y obtenido. Lo más frecuente es que esta información se procese en tiempo real enviando copia cuando se genera un documento.

2. Generación de asientos contables

Es una forma de estandarizar todos los documentos obteniendo lo que importa de ellos, el movimiento de capital. Tras haber extraído los datos, se insertan en los apuntes correspondientes.

Hay dos tipos; los abiertos (al inicio del periodo de cuentas) y los cerrados (al momento de finalizarlas).

3. Conciliación bancaria

Para comprobar si los datos son verídicos, se hacen coincidir los asientos contables con las cuentas bancarias. Se revisa si el capital de la empresa es el que debería ser tras aplicar los gastos e ingresos registrados. Este proceso es obligatorio y se lleva a cabo cada tres meses, ya sea de forma manual o automática.

4. Revisión

Antes del registro definitivo, se vuelve a revisar todos los datos para comprobar que no ha «bailado» ninguna cifra. Un solo error puede ser catastrófico, así que ten en cuenta la importancia de este paso. Frecuentemente, se emplean softwares especializados para este paso, ya que es necesario emplear una precisión milimétrica.

Ahora que ya controlas la contabilidad básica, te animamos a ponerte a prueba. ¿Y si intentas hacer un balance de tu salud financiera? Cuando lo hayas hecho, puedes seguir estudiando esta apasionante disciplina hasta especializarte en la rama que más te guste. Ya has visto que no es tan complicado como parece.