Tener una empresa implica asumir una serie de responsabilidades, y una de las más importantes que debes cumplir es realizar y presentar a tiempo las cuentas anuales. ¿Sabes qué son y cómo debes elaborarlas? Si tienes dudas, presta atención a este artículo, ya que vamos a resolverlas todas. Además, recuerda que en Esneca Business School podrás formarte en el sector con nuestro Máster en Contabilidad + Experto en SAP Financias y Tesorería.

¿Qué son las cuentas anuales?

Cuando nos referimos a las cuentas anuales, hablamos de un documento contable que refleja la situación objetiva de la empresa y que se elabora cada 12 meses (o antes en caso de que se acuerde la disolución de la compañía).

Estas cuentas deben depositarse de manera anual en el Registro Mercantil y su finalidad es que los terceros que así lo deseen, puedan interactuar con esa empresa (como proveedores, posibles socios, etc.) y estar al tanto de cuál es su situación económica.

¿Son estados financieros?

En muchas ocasiones, se suelen confundir los conceptos de cuentas anuales y estados financieros. Las cuentas son documentos que plasman los estados financieros, mientras que los estados recogen la información sobre la “salud” económica del negocio.

Un estado financiero puede ser el balance de situación o la diferencia entre pérdidas y ganancias, mientras que las cuentas anuales lo que hacen es recopilar diferentes estados financieros.

¿Quién tiene la obligación de presentar cuentas anuales?

Si eres autónomo, para ti no existe esta obligación, porque recae básicamente sobre personas jurídicas.

Deben hacer la presentación las sociedades anónimas junto con aquellas de responsabilidad limitada, pero también las extranjeras que tengan una sucursal en España. La obligación también recae sobre las comanditarias por acciones, sociedades de garantía recíproca, fondos de pensiones y otras entidades y empresarios a los que la ley imponga expresamente este requisito.

¿Cómo se elaboran?

Para preparar las cuentas, tienes que hacer una recopilación de diferentes estados financieros. En concreto, los siguientes:

Balance

Es un esquema en el que se muestran los bienes o activos de la empresa (el patrimonio y los derechos de cobro) y las obligaciones que están pendientes de pago (el pasivo).

El balance nos muestra si la empresa tiene más de lo que debe, en cuyo caso todo va bien, o si, por el contrario, adeuda más de lo que posee, lo cual puede ser síntoma de problemas económicos.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Refleja las ganancias y las pérdidas sufridas por la empresa durante el ejercicio económico en cuestión.

En este sentido, podemos conocer rápidamente el resultado económico que ha tenido la empresa en un determinado período de tiempo restando a las ganancias las pérdidas experimentadas.

Estado de cambios del patrimonio neto

Refleja aquellas operaciones que se han producido durante el ejercicio, pero que no tienen una influencia directa en el resultado. Por ejemplo, si se ha llevado a cabo un reparto de dividendos entre los socios o si se ha ampliado el capital.

Estado de flujos de efectivo

Este estado financiero aporta información sobre los movimientos que se han realizado con el dinero obtenido con la actividad. A través de él, puedes ver cuánto ha ingresado la empresa y en qué ha gastado ese dinero: actividades operativas, inversiones, etc.

Memoria

La memoria sintetiza la información recogida en los estados financieros que hemos señalado hasta ahora. Tiene como objetivo simplificar la lectura de las cuentas anuales. Es decir, que quien las vea tenga claro a primera vista de dónde viene cada dato.

De hecho, lo que suelen revisar los interesados es la memoria. Luego, si tienen dudas o quieren aclarar algo, acuden al estado financiero concreto para analizarlo con más detenimiento.

Diferentes tipos de cuentas anuales

Estas son las existentes:

  • Ordinarias: Recogen todos los estados financieros señalados en el apartado anterior.
  • Abreviadas: Incluyen un balance simplificado, una cuenta de ganancias y pérdidas también resumida y la memoria. Pueden presentarlas aquellos obligados que, durante dos ejercicios consecutivos, cumplan como mínimo dos de estos requisitos:
    1. Las partidas del activo no superen los cuatro millones de euros.
    2. El importe neto de la cifra anual de negocios no exceda de los ocho millones de euros.
    3. El número medio de trabajadores durante el ejercicio sea igual o menor a 50.
  • Formato para microempresas: Esta es una versión todavía más reducida que la anterior. Está disponible para empresas que tienen menos de 10 empleados y cuyo balance general no supere los dos millones de euros.

Presentación de las cuentas

Para cumplir con la obligación no basta con elaborar las cuentas, estas deben entregarse en tiempo y forma.

En España, la presentación se hace ante la oficina del Registro Mercantil que corresponda según la sede de la empresa.

Una vez finalizado el ejercicio económico (el 31 de diciembre), se abre un plazo de seis meses para la celebración de una junta general ordinaria en la que se aprueben las cuentas. A partir de ese momento, hay un período de un mes para hacer la presentación en el Registro. Esto quiere decir que la fecha tope es el 31 de julio.

La forma de presentación de las cuentas anuales puede ser en papel y ante la oficina del Registro Mercantil, al estilo clásico. Pero, hoy en día, en nuestro país también se admite que se haga en formato digital. Además, ya es posible la entrega online enviando el archivo correspondiente al Colegio de Registradores.

Si se presentan las cuentas fuera de plazo, no se impone ninguna sanción siempre y cuando estas se depositen en el Registro antes de que finalice el año en curso. Es decir, si ha llegado el mes de septiembre y no has entregado las cuentas del ejercicio anterior, todavía puedes hacerlo hasta el 31 de diciembre.

No obstante, piensa que puede haber personas interesadas en revisar estos datos y darás muy mala imagen si no has cumplido con tu obligación a tiempo. Por ello, procura que no se te pasen los plazos.

La preparación y presentación de las cuentas anuales es un trámite muy importante y no solo por su obligatoriedad. Por este motivo, es fundamental que de esta tarea se encarguen auténticos expertos en contabilidad. No obstante, si los documentos presentan algún error, puedes proceder a su corrección aunque las cuentas ya estén presentadas. Recuerda que cualquier modificación requerirá previa aprobación de la junta, así que mejor hacerlo bien desde el principio.