El Project Manager es uno de los perfiles empresariales más valorados en las organizaciones. Se trata de un profesional con experiencia en la gestión de proyectos, un especialista en implementar nuevas estrategias de negocios. Sus habilidades directivas y administrativas le convierten en una figura clave para empresas que desean innovar y destacar en su sector. Las funciones que desempeña un director de proyectos son múltiples, puesto que es impulsor de nuevos objetivos y guía de equipo.

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Pero veamos a continuación cuales son las funciones más importantes de un project manager:

 

Identificar necesidades y oportunidades

La primera tarea consiste en analizar la situación actual en que se encuentra la organización. De la investigación interna y externa de la empresa, se extraen las fortalezas y debilidades de la misma. De este modo, el project manager identifica las necesidades que hace falta cubrir y las oportunidades que pueden potenciar el desarrollo empresarial. Su capacidad de análisis y observación, así como su visión encarada al negocio, hacen que este profesional identifique oportunidades que otros pasarían por alto.

Una vez estudiada la situación, se establecen los objetivos encarados al progreso y fieles a la filosofía de la empresa.

 

Diseñar proyectos

El project manager crea el plan concreto para conseguir los objetivos marcados. Las tareas principales de esta función son: la explicación del proyecto, la estructura de las fases que lo forman y los plazos de cumplimiento. Se definen las estrategias a seguir y los perfiles profesionales que se necesitaran para llevarlas a cabo. Normalmente, se diseña una presentación para explicar la idea y la planificación del proyecto al director general.

 

Planificar acciones y tareas

Una vez aprobado por dirección, el gestor de proyectos concreta y organiza las tareas y las acciones que se llevarán a cabo. Es una planificación más minuciosa que define: tareas y acciones específicas, fechas, responsables, recursos destinados, costes, gestión de imprevistos, etc.

Dentro de la función de planificación, el project manager define también el equipo humano necesario. Es una de sus tareas tener claro las competencias que debe tener su equipo para poder desarrollar el proyecto con éxito.

 

Administrar recursos

Una de las funciones principales del project manager es gestionar todos los recursos disponibles para implementar el plan diseñado. Podemos discernir entre recursos humanos y recursos económicos, dos elementos con gran influencia en el desarrollo de las estrategias.

 

Recursos humanos

Como principal conocedor del plan a seguir, el responsable del project management define que tipo de perfiles profesionales necesita para formar su equipo. Normalmente son profesionales que ya trabajan en la empresa y están involucrados en varios proyectos de la misma. De hecho, también es habitual que disponga de un equipo humano fijo para desarrollar los planes y estrategias que va diseñando a lo largo de su carrera en la organización.

La asignación de tareas a las personas adecuadas permite una coordinación perfecta del proceso. El conocimiento exhaustivo del personal y de las tareas es muy importante para la eficiencia del proyecto.

Las habilidades comunicativas y directivas del project manager lo califican para motivar al personal. Así como para gestionar tanto su formación, como su promoción dentro de la empresa. Las necesidades específicas de los nuevos proyectos son una buena oportunidad para actualizar y ampliar los conocimientos de los trabajadores. Como gestor, es su labor lograr que desde dirección se valore el progreso de los empleados como un beneficio para la organización.

Recursos económicos

Dentro de la administración de recursos, nos encontramos también con la distribución de los recursos materiales. Este aspecto se controla mediante los presupuestos diseñados durante la planificación. No obstante, los recursos económicos necesitan supervisión constante. El control de los costes de las acciones realizadas sirve para comprobar que los presupuestos previstos se corresponden con la realidad. Si se aprecia una diferencia importante entre presupuesto y coste real, la supervisión permite reconocerlo a tiempo para aplicar las medidas correctivas necesarias.

 

Analizar y evaluar

Una fase relevante del proceso es el análisis y la evaluación continua de todos los elementos. Esta función no se limita a un examen final, es un estudio constante de todas las estrategias, tácticas y acciones que se van realizando. El project manager examina y valora todas las fases del plan. Este control permite tomar decisiones de mejora, a medida que se desarrolla el proyecto. Y, por otro lado, gestionar los imprevistos para evitar errores graves.

Además de idear y coordinar todo el proyecto, el profesional del project management actúa cuando lo cree necesario. Sus intervenciones son para incorporar soluciones o implementar cambios que mejoren el proceso. Como responsable, es el único que puede «desviarse» del plan diseñado inicialmente.

 

El project manager como guía y supervisor

Podríamos haber incluido este apartado dentro de administración de recursos humanos, pero creemos que se trata de una función demasiado importante. El director de proyectos diseña el proceso y delega las tareas en su equipo. Como hemos comentado, la elección de los componentes del grupo de trabajo es vital para que todo salga según lo previsto. El motivo de esto es que él establece el plan a seguir y guía a todos los demás. Por otro lado supervisa el progreso de todo y de todos desde su visión estratégica y empresarial.

El éxito del proyecto depende mucho del nivel de supervisión y del apoyo que brinda a su equipo. Normalmente los proyectos implican varias y múltiples tareas. Una correcta supervisión y coordinación de todas las acciones que se llevan a cabo, es clave para una evolución positiva del plan. Esto le permite al responsable tener un control exhaustivo de los resultados que se están obteniendo. Permitiendo, como hemos visto anteriormente, implementar cambios o medidas correctivas para conseguir los objetivos establecidos.

Aunque el project manager ha estudiado previamente la viabilidad del proyecto, el carácter innovador de sus estrategias demanda mayor control. De ello depende asegurarse que las decisiones tomadas son acertadas y que el personal está trabajando en la línea de lo que se había planificado.

 

 

 

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