El perfil del organizador de eventos ha pasado de ser simplemente un coordinador de fiestas a un profesional especializado del ámbito de las relaciones públicas. Estamos hablando de un profesional que va más allá de los eventos particulares. Las empresas e instituciones de todo tipo, delegan en los profesionales de la planificación la gestión de sus eventos corporativos, festivos o, incluso, benéficos.

Hoy en día, la organización de eventos cobra la importancia profesional que se merece, años atrás era un sector que se posicionaba en la mentalidad del público como algo banal y más bien frívolo. No obstante, la demostrada necesidad de los eventos corporativos para la imagen de las marcas, ha situado esta rama de la comunicación en todos los planes de marketing de las grandes empresas.

Como hemos dicho anteriormente, se trata de un profesional experto. Veamos entonces las funciones del organizador de eventos y las habilidades que requiere un perfil especializado de este tipo.

Funciones del organizador de eventos

Las funciones de este profesional de la comunicación cubren el antes, el durante y, si la situación lo requiere, el después del evento corporativo.

Planificar el evento

La fase previa consiste en diseñar el evento. Estudiando las opciones disponibles para elegir la localización, decoración y catering más adecuados. Así como los proveedores con los que se trabajará, empleados y/o actores que intervendrán. En la planificación también se trabajará a fondo la lista de invitados, ponentes, oradores e invitados especiales.

Por otro lado, se monta el timming concreto tanto de los días previos como del día del acontecimiento. Este minucioso proceso sirve para tener el máximo control y evitar imprevistos que puedan afectar al desarrollo del evento.

Diseñar el plan de comunicación específico para el acto

Como herramienta del marketing y la comunicación corporativa, el acto debe tener un plan de comunicación propio. El organizador de eventos se encarga también de diseñar este plan para dar a conocer el acontecimiento, informar a todos los asistentes y gestionar la repercusión mediática antes y durante el acto.

Dentro de este planning también se pueden incluir, si el acontecimiento lo requiere, la gestión de los sponsors o patrocinadores del evento. Se trata entonces, de tener controlada tanto la comunicación interna como la externa.

Coordinar y dirigir a las personas implicadas

En un acto de estas características intervienen muchas personas. El organizador de eventos guía, coordina y dirige a todo el personal. Desde los proveedores hasta los invitados y anfitriones, pasando, evidentemente, por los empleados.

No es una tarea fácil, requiere de grandes habilidades de dirección puesto que se deben organizar varios públicos que desempeñan funciones muy distintas. Una coordinación perfecta de todos es garantía de un buen funcionamiento del acto.

Administrar los recursos disponibles

En la fase de planificación, el organizador de eventos debe tener en cuenta los recursos de los que dispone. Nos referimos tanto a los recursos económicos y humanos como a los recursos tecnológicos y creativos.  En base a un estudio objetivo de los recursos el planificador de eventos diseñará las acciones y los elementos que intervendrán en el acontecimiento.

Es importante ceñirse a la realidad para no diseñar un evento totalmente desproporcionado o sin un margen para imprevistos.

Supervisar la preparación y ejecución del acontecimiento

Una vez está todo diseñado y programado, el organizador de eventos debe controlar el desarrollo de los preparativos. Es una fase vital para identificar los posibles problemas que puedan surgir y subsanarlos a tiempo.

El día del acontecimiento, su tarea consiste en supervisar que todo funcione como estaba programado y dirigir eficazmente para que todos desempeñen las funciones que les corresponden en cada momento concreto.

 

Habilidades para ser planificador de eventos

Ya hemos comentado que, lejos de ser una profesión fácil, el profesional de la organización de eventos desempeña múltiples tareas que requieren capacidades específicas que no todo el mundo tiene. Veamos las más imprescindibles:

Aptitudes organizativas y directivas

Como hemos visto en el apartado de las funciones, el organizador de eventos es como un director de orquesta. Es necesario que sea una persona capacitada para la planificación, programación y organización. Tiene que atender a múltiples tareas: desde la creación del evento hasta la logística pasando por el catering, la decoración, etc.

Además tiene que dirigir diferentes equipos de personas que desempeñan funciones muy distintas, como: proveedores, staff, anfitriones, colaboradores, ponentes, etc. Es vital que posea habilidades directivas para que todos los implicados sepan cuáles son sus funciones y sus timmings concretos para ejecutarlas. Coordinar al personal de forma efectiva garantizará un desarrollo del evento fluido y fiel a lo programado.

Habilidades comunicativas y de negociación

El event planner es un profesional de las relaciones públicas, sus dotes comunicativas son la base de su profesión. Saber comunicar y escuchar se convierte en una aptitud indispensable para transmitir ordenes e ideas a todo el personal que participa en el acontecimiento. Por otro lado, el organizador de eventos debe ser también un negociador, puesto que tendrá que adaptarse a los recursos disponibles y acordar tarifas y costes tanto con clientes como con proveedores. De este modo puede sacar el máximo partido al presupuesto.

Creatividad

Una característica que dice mucho de este tipo de profesionales es su capacidad creativa. Los buenos eventos son memorables, y para ello la creatividad e innovación son vitales. Uno de los objetivos de la organización de eventos es sorprender a los invitados, ya que así se genera un sentimiento de satisfacción por haber asistido. Este sentimiento es lo que hace que un acontecimiento se convierta en memorable y permanezca en la mente de los asistentes como una experiencia inolvidable.

La creatividad es algo que puede manifestarse en cualquier elemento o aspecto del acto: la decoración, el catering, las actuaciones, la localización, etc. Un event planner profesional siempre busca la manera de que el evento destaque y sea recordado por todos.

 

Versatilidad

Esta capacidad va muy ligada con la anterior. Entre los múltiples talentos del organizador de eventos destaca también la versatilidad. Esta aptitud le permite adaptarse a las distintas situaciones y recursos. Por otro lado, le permite también superar los contratiempos eficazmente. Al coordinar tantas personas y ámbitos distintos, la versatilidad se convierte en indispensable para poder gestionarlo todo perfectamente y alcanzar los objetivos.

 

 

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