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Hoy vamos a hablar de las funciones y responsabilidades de un organizador de eventos, ¡qué no son pocas! Si te interesa el tema, ¡no dejes de leer nuestro post de hoy!

¿En qué consiste el trabajo de un Event Planner?

Tal y como su nombre indica, el event planner u organizador de eventos es la persona encargada de planificar, organizar y coordinar cualquier tipo de evento. Es decir, es el responsable de crear, gestionar y supervisar todo el proyecto de principio a fin. Dependiendo de la magnitud del acontecimiento, el event planner necesitará recurrir a distintas empresas especializadas en el mundo de los eventos. Por ejemplo, dentro de un proyecto de grandes dimensiones intervendrán varios equipos y empresas, como el catering, la empresa encargada de la iluminación, el servicio de transporte o la productora audiovisual, entre otros.

El event planner será el enlace entre los distintos proveedores y se encargará de coordinar a todos los agentes que intervengan en el evento. Por lo tanto, un organizador de eventos debe poseer unas ciertas habilidades como ser responsable, organizado, detallista, con capacidad analítica y saber trabajar en equipo.

Puntos clave en la organización de un evento

Objetivos del evento: Antes de empezar a planificar un evento, se deben definir los objetivos generales y específicos a alcanzar. El event planner debe tener muy claro porqué se realiza el evento y con qué finalidad. Los objetivos de los eventos sociales son muy fáciles y claros, pero cuando hablamos de eventos culturales, corporativos o políticos debemos definirlos muy bien para no perder de vista el objetivo principal durante la ejecución del proyecto.

Público objetivo: Debemos conocer a la perfección a los anfitriones u organizadores del evento. Si averiguamos sus gustos y preferencias nos resultará de mucha ayuda a la hora de idear el concepto global. Además, también es necesario analizar a los invitados y conocer el perfil general del grupo que va a asistir.

Presupuesto: Uno de los puntos más importantes y delicados de un evento es el presupuesto. Se debe definir desde un principio, contemplando que una partida de dinero va destinada a imprevistos. Dependiendo del evento, también se debe realizar en este punto la búsqueda de patrocinadores.

Fecha y lugar: Una vez definido el dinero que se va a invertir en el evento, es el momento de escoger fecha y lugar. Esta decisión debe tomarla el anfitrión o anfitriones. El papel del event planner en este punto es el de asesorar y tener en cuenta festividades o actos que puedan interferir en la celebración del evento. Por ejemplo, organizar un acto institucional o un torneo el mismo día que la final del Mundial puede suponer la declinación de muchas invitaciones.

Fases de un evento

Pre-evento

Es la fase en la que se define todo el proyecto y se toman las decisiones más importantes antes mencionadas: establecer objetivos, público, presupuesto y elegir fecha y lugar. Una vez bien definidos estos puntos claves en un briefing, es el momento de pasar a la lista de invitados. La segunda fase del pre-evento es desarrollar la idea, la contratación de los proveedores y estipular un cronograma. Si el evento es de grandes dimensiones también será necesario un organigrama y pruebas de ensayo.

Día del evento

Es el momento de la puesta en escena. Una vez ha empezado el acontecimiento, el event planner debe coordinar y seguir el timing estipulado en la fase anterior. Antes de empezar el evento, el organizador debe haber previsto todas las incidencias posibles, habiendo analizado las alternativas y planificado un plan B.

Post-evento

Una vez terminado el evento, llega el momento del desmontaje, de la evaluación de los resultados y de los agradecimientos, en caso de que fueran necesarios.

Tipos de eventos a organizar

Los puntos clave y las fases mencionadas anteriormente pueden variar según el tipo de evento a organizar. Si se trata de un evento social, el objetivo principal será contentar al anfitrión y a los invitados. En cambio, el objetivo principal de un evento corporativo es transmitir un mensaje a sus invitados. En cuanto al día del acontecimiento, si el evento es cultural o corporativo se debe tener en cuenta la difusión del mismo en redes sociales, incluso en los medios de comunicación. Es decir, cada evento tiene sus propias particularidades, aunque ninguno de ellos puede funcionar sin establecer los puntos claves mencionados anteriormente. A continuación diferenciamos los distintos eventos según su finalidad y tipología:

 

Eventos sociales

  • BBC (Bodas, bautizos y comuniones)
  • Cumpleaños, aniversarios, celebraciones y fiestas familiares
  • Funerales

Eventos corporativos

  • Presentación o lanzamiento de producto
  • Cena de empresa o de gala
  • Aniversarios e inauguraciones
  • Ferias, conferencias y congresos
  • Viaje de negocios
  • Fiestas promocionales

Eventos culturales

  • Conciertos y festivales
  • Congresos, ferias y exposiciones
  • Torneos, campeonatos, competiciones y encuentros deportivos
  • Desfiles
  • Concursos, certámenes y entregas de premios
  • Festividades
  • Fiestas benéficas

Eventos políticos y oficiales

  • Debates
  • Recepciones diplomáticas
  • Presentación y cierre de campaña
  • Reconocimientos, homenajes y actos conmemorativos
  • Conferencias de prensa
  • Actos institucionales